「スタッフの声を集めたいけれど、日報が継続できない…。」とお悩みではありませんか？
飲食店をより良いお店に改善していくためには、お客様と接する店長やスタッフの声を集めることが大切です。日報は店長やスタッフのリアルな声を集めるには効果的なツールですが、継続が難しいと感じている方も多いでしょう。
本記事は飲食店で使える店長とスタッフ別の日報の無料テンプレートを紹介し、書き方や継続させるためのポイントについて解説します。日報を活用してお店の改善をしていきたいと考えている方は必見です。
飲食店で使える日報テンプレート（無料のエクセルフォーマット）
飲食店で運用される日報は、大きく分けて以下の2つがあります。
- 店長向けの日報
- スタッフ向けの日報
2つの日報はそれぞれ運用の目的が異なりますので、まずは違いを確認しましょう。以下でそれぞれの日報のテンプレートを無料でご用意していますので、ぜひご活用ください。
【店長向け】日報テンプレート
店長向けの日報は、以下の目的で運用します。
- スタッフに業務連絡を伝えるため
- スーパーバイザーや本部への営業報告のため
店長はお店の営業が始まる前に、当日の売上目標や予約状況、スタッフのシフトを日報に落とし込みます。営業時間中は忙しくて店長とスタッフ間でコミュニケーションが取りにくくなるため、事前に業務連絡を伝えることが目的の1つです。
営業が終わった後は、売上結果を記入してスーパーバイザーや本部に報告します。当日の状況を簡潔に報告することで、本部での戦略立案のヒントになるでしょう。
店長向け日報のエクセル無料テンプレートは以下よりダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
【スタッフ向け】日報テンプレート
スタッフ向けの日報を運用する目的は以下のとおりです。
- スタッフとコミュニケーションを取るため
- スタッフが何を考えて働いているかを知るため
スタッフに日々の業務を報告してもらう日報は、工夫すればコミュニケーションツールになります。営業時間が始まると、スタッフとコミュニケーションを取る時間が十分に取れません。日報を活用してテキストコミュニケーションができれば、営業時間中に短時間で密なコミュニケーションが可能です。
日報でスタッフとのやり取りが深まれば、日頃スタッフが何を考えて行動しているのかがわかるようになります。教育や研修のヒントが日報に記されている可能性もあるでしょう。
スタッフ向けのエクセル無料テンプレートは以下からご覧ください。ぜひご活用いただき、スタッフとの交流を深めましょう。
飲食店で日報を運用するメリット
多忙な飲食店では、ひと手間かかる日報の運用は継続が難しいかもしれません。しかし、日報を継続することで以下のメリットがあります。
- お店の状況を共有できる
- 業務のポイントを簡潔に伝えられる
- お客様の声がわかる
- スタッフの考え方を共有できる
- フィードバックで理念や想いを伝えられる
それぞれのメリットを掘り下げて確認していきましょう。
お店の状況を共有できる
店長や社員が日報を書くことで、その日の予約や売上状況をスタッフ全員に共有できます。
営業が始まる前に状況を共有しておくことで、「今日は予約が一杯で忙しいから、先に仕込みを終わらせよう」など、先回りして仕事の段取りを組めるようになるでしょう。
お店の状況を共有しておけば、店長からの指示やスタッフ間のコミュニケーションを円滑にできます。
業務のポイントを簡潔に伝えられる
飲食店は営業が始まると、お客様の対応がメインとなるため、店長やスタッフ間で十分なコミュニケーションが取れなくなる可能性があります。日報を活用すれば、店長がスタッフに意識してもらいたい業務のポイントを、書面で簡潔に伝えることが可能です。
例えば、「時間がかかる料理の注文があった場合は、先に提供時間を伝えましょう」と伝えておくことで、お客様とのトラブルを未然に防げます。
お客様の声がわかる
スタッフに日報を書いてもらえば、お客様のリアルな声を拾い上げることが可能です。
お客様の声を聞く方法としてアンケートや口コミがありますが、気を遣って本音を書いてくれないお客様もいるでしょう。スタッフが実際に聞くお客様のリアルな声には、お店への本音が隠れています。
お店の改善や新メニューの開発にはお客様の声が欠かせません。お客様のリアルな声を集められるのも日報を運用するメリットです。
スタッフの考え方を共有できる
日報を運用することで、スタッフ個人が仕事中に考えていることがわかるようになります。
飲食店では店長や社員だけでなく、アルバイトやパートスタッフなどあらゆる人が一緒に働いています。中には月に1回しか顔を合わせないスタッフもいるでしょう。
スタッフに日報を書いてもらい、それにフィードバックする仕組みを作れば、テキストコミュニケーションが成立します。一緒に働く時間が少ないスタッフでも、日報を話題にすることで、リアルのコミュニケーションを円滑にできるでしょう。
フィードバックで理念や想いを伝えられる
日報はスタッフに書いてもらうだけでなく、必ずフィードバックする仕組みを作ることが大切です。フィードバックの中で企業理念や想いを伝えていくことで、アルバイトやパートのスタッフにも浸透していきます。
例えば、「店内にお客様が1人であっても、その1人を料理で幸せにする」という理念の飲食店があるとします。空席が多い日におしゃべりをしていて、お客様のことが見えていないスタッフがいれば、日報のフィードバックで理念を伝えて、行動指針を示しましょう。繰り返し想いを伝えることで、いつか浸透するようになります。
飲食店での日報の書き方【例文付き】
飲食店で日報を継続的に運用するためには、書き方が大切です。具体的には以下の書き方を意識しましょう。
- 内容は簡潔に書く
- お客様が何に喜んでくださったのかを書く
- お客様のクレームや不満を書く
- スタッフがチャレンジしたことを書く
それぞれの書き方を例文付きで解説します。
内容は簡潔に書く
日報は何を書くかを明確にして、なるべく簡潔に書くことが大切です。様々な情報を知りたいからと項目を増やすと、書くことが大変になってしまい、継続が難しくなります。
記載する内容をあらかじめ決めておくことで、内容を簡潔に記入できます。
■書き方の例
| ・本日の予約件数：2件（19時～栗本様 2名、19時～山口様 4名） ・山口様は5,000円コースでのご予約です。料理の進捗状況を確認して、タイミングよく提供していきましょう。 |
お客様が何に喜んでくださったのかを書く
飲食店ではファンを作って常連客になってもらうことが一番大切です。そのため、日報にはお客様が何で喜んでくださったのか、感動してもらったポイントを書くようにしましょう。
お客様が喜ぶポイントがわかれば、店舗運営のヒントにもなります。
■書き方の例
| ・赤ちゃん連れのお客様が来店されたので、ソファ席に案内したところ、お母様がとても喜んでくれました。 ・炙りしめ鯖をバーナーで仕上げるパフォーマンスが好評で、次々に注文をもらえました。 |
お客様のクレームや不満を書く
日報にはお客様が不満に感じたことを漏れなく書くことが大切です。
お客様が不満を感じるということは、当たり前のサービスが提供できていない可能性があります。早期に改善しないと、ファンになるお客様が少なくなってしまうでしょう。
■書き方の例
| ・白身魚のグリルが提供に時間がかかることを伝えておらず、お客様から督促を受けてしまいました。 ・提供したステーキが冷めてしまっていたようで、お客様が半分以上残していました。 |
スタッフがチャレンジしたことを書く
スタッフ向けの日報には、日々の業務で何にチャレンジしたかを記入してもらいましょう。
この項目を書いてもらうことで、スタッフの成長がわかるようになり、教育・育成にも役立ちます。
■書き方の例
| ・お客様に初めて白ワインに合う季節の料理をおすすめしました。僕の話を聞いてくださり、注文してもらえて嬉しかったです。 ・しゃぶしゃぶ用お肉の盛り付けを、店長と一緒に行いました。1回目は店長に手直ししてもらいましたが、2回目からは手直し無しでお客様に提供できました。 |
飲食店で日報を継続するためのポイント
メリットが多い飲食店での日報の運用は、継続してこそ効果が出ます。日報を継続するためには以下のポイントを意識しましょう。
- シンプルな運用を心がける
- 必ずフィードバックする
- スタッフの声をお店の改善に活かす
それぞれのポイントを簡単に解説します。
シンプルな運用を心がける
飲食店での日報運用は、とにかくシンプルに徹することが大切です。記載する項目をあらかじめ明確にして、記入するタイミングを固定化するなど、ルールを決めて運用しましょう。
色々な情報を集めるために自由に記述する欄を設けるのは、記入が面倒になってしまい、逆効果です。書く内容を決めてフォーマット化することで、運用しやすくなります。
日報を業務時間中に書いてもらうことも継続のポイントです。例えば、シフトが終わる10分前には仕事を終えて、残りの10分で日報を記入してもらえば、無理なく続けることができるでしょう。
必ずフィードバックする
スタッフが日報を記入した後は、店長・社員や先輩スタッフが必ずフィードバックする仕組みにしましょう。スタッフのやる気やモチベーションを上げるためには、ただコメントを返すのではなく、ポジティブなフィードバックが大切です。
できるようになった業務があれば、一緒に喜んでとにかく褒めましょう。逆にチャレンジして失敗したことに対しては、責めずに次につながる内容を記入して、励ますことが大切です。
日報へのフィードバックはスタッフの成長にもつながるので、必ず実施するようにしましょう。
スタッフの声をお店の改善に活かす
日報はスタッフが時間を作って記入するものです。日報で書いてもらった内容は、実際に目に見える形で改善に活かすことを意識しましょう。
例えば、日報に「お客様がトイレの位置がわからず困っていた」と書かれていたとします。このコメントを受けて、トイレの場所をわかりやすくする看板を作れば、お店の改善につながります。
もちろん全ての声を聞けるわけではありませんが、対応できる内容であれば積極的に意見を取り入れましょう。スタッフは「自分の声がお店のためになっているんだ」と思い、よりモチベーション高く仕事に打ち込むようになります。
日報のように使えるコミュニケーションツール『botto』
日報は継続的に運用することで、お店の状況を共有できて、改善につながるなど多くのメリットがあります。しかし、継続する仕組みがなければ効果が表れにくいので、いかに続けていけるかがポイントです。
飲食店の店舗運営を支援するコミュニケーションツールである『botto』は、アプリで日報のように活用できます。シンプルな設問と誰でも使える操作性により、継続しやすいのが最大の特徴です。
『botto』の詳しい資料は以下からダウンロードできます。日報が続かずお困りの方は、ぜひ『botto』をご活用ください。
