【無料テンプレート付き】飲食店の日報の書き方と続かない原因｜返信のコツまで解説
「スタッフの声を集めたいけれど、日報が続かない」
飲食店で日報を導入したものの、いつのまにか提出が途切れた。あるいは提出はされているが、書かれる内容が毎日ほとんど同じで、読んでも次の行動につながらない。日報の悩みは、たいていこの2つに集約されます。
日報が続かない原因は、多くの場合「書く側のやる気」ではありません。書かれたものが読まれ、返され、翌日の行動に反映されるという循環ができていないことにあります。テンプレートを配っただけでは、この循環は生まれません。
本記事では、飲食店で使える店長向け・スタッフ向けの日報テンプレートと記入例を紹介したうえで、日報が続かない4つの原因と、読んで返す側のポイントを返信例文つきで解説します。
飲食店で使える日報テンプレート（店長向け・スタッフ向け）
飲食店で運用される日報は、大きく分けて2種類あります。
- 店長向けの日報 — 店舗全体の状況を本部やエリアマネージャーへ共有するもの
- スタッフ向けの日報 — その日の気づきや取り組みを、スタッフ本人が振り返って言語化するもの
この2つは目的が異なります。店長向けは「店舗の状態を上位者へ伝える」ため、スタッフ向けは「本人が考えて次の行動を決める」ためのものです。1つのフォーマットで兼用すると、どちらの目的も果たせません。
※記入例の数値はすべて架空のものです。
【店長向け】日報テンプレートと記入例
店長向けの日報は、数字と出来事をセットで書くのが基本です。数字だけでは何が起きたのか分からず、出来事だけでは判断材料になりません。
記入項目
| 項目 | 記入内容 |
|---|---|
| 売上・客数 | 目標に対する実績。差が出た理由まで書く |
| 予約状況 | 当日の件数と特徴的な予約（人数、要望など） |
| 人員体制 | シフトの過不足、急な欠員の有無 |
| お客様の声 | 喜ばれたこと、指摘を受けたこと |
| クレーム・トラブル | 発生内容と、その場でどう対応したか |
| スタッフの動き | 良い動きをした人の名前と、具体的にどう良かったか |
| 明日の重点 | 今日の結果を受けて、明日何を変えるか |
記入例（ディナー主体の店舗）
売上：目標12万円に対し実績10.8万円。19時台の入店が想定より少なく、コース比率も伸びなかった。
予約：2件（19時〜栗本様2名、19時〜山口様4名）。
お客様の声：赤ちゃん連れのお客様をソファ席へ案内したところ、お母様がとても喜んでくださった。
クレーム：白身魚のグリルの提供に時間がかかることを事前に伝えておらず、督促を受けた。提供時間の目安を口頭で伝える運用に戻す。
スタッフの動き：田中さんが初めて季節料理に合う白ワインをおすすめし、注文につながった。
明日の重点：提供に時間がかかる料理は、注文時に必ず所要時間を伝える。
記入例（ランチ主体の店舗）
売上：目標8万円に対し実績8.6万円。12時台の回転が想定より1回転多かった。
人員体制：11時台が手薄で、開店直後の準備が間に合わなかった。
お客様の声：ランチの提供が早いという声を複数いただいた。
スタッフの動き：佐藤さんが下げ物のタイミングを前倒しし、席の回転につながった。
明日の重点：11時台にもう1名入れるか、前日仕込みを増やすかを検討する。
業態によって見るべき数字は変わります。ランチ主体なら回転率と提供スピード、ディナー主体なら客単価とコース比率が中心になります。テンプレートの項目は自店の業態に合わせて削ってください。項目が多すぎると続きません。
【スタッフ向け】日報テンプレートと記入例
スタッフ向けの日報は、店長向けとは目的が違います。報告書ではなく、本人が自分の行動を振り返るためのものです。したがって項目は少なく、文量も求めません。
記入項目
| 項目 | 記入内容 |
|---|---|
| 今日やったこと | 担当したポジションと、意識して取り組んだこと |
| うまくいったこと | お客様の反応、自分でできたと思えたこと |
| うまくいかなかったこと | 困ったこと、次はこうしたいと思ったこと |
| 明日やること | 1つだけ書く |
記入例（ホール・アルバイト）
今日やったこと：ホール担当。お客様の顔を見て注文を復唱することを意識した。
うまくいったこと：初めてお客様に季節の料理をおすすめした。話を聞いてくださり注文につながって嬉しかった。
うまくいかなかったこと：混雑時に水の追加に気づけなかった。
明日やること：混雑時もテーブルの水の残量を確認する。
記入例（キッチン・アルバイト）
今日やったこと：前菜の盛り付け。盛り付けのスピードを上げることを意識した。
うまくいかなかったこと：白身魚のグリルの提供が遅れ、お客様から督促があった。焼き時間を読み違えた。
明日やること：グリルの注文が入ったら、ホールに提供までの目安時間を伝える。
ポジションによって振り返る対象は変わります。ホールなら接客、キッチンなら調理と提供、レジ担当なら会計と見送りです。同じ項目でも、書く人が自分の担当範囲で答えられるようにしておくことが重要です。
テンプレートのダウンロード（無料）
上記の項目をエクセル形式にまとめたテンプレートを配布しています。店長向け・スタッフ向けの2種類が入っています。
ダウンロード後、自店の業態に合わせて項目を削って使ってください。全項目を埋めさせる運用にすると、次章で述べる「書く量を求めすぎている」状態に陥ります。
なぜ飲食店の日報は続かないのか【4つの原因】
日報が続かない店舗には、共通した構造があります。原因はスタッフの意欲ではなく、運用の設計にあります。
原因1：書く目的が共有されていない
「日報を書いてください」と伝えるだけで運用を始めると、書く側は何のために書くのか分かりません。目的が分からないまま書かれた日報は、当たり障りのない内容になります。「今日も忙しかったです」「特に問題ありませんでした」という記述が並び始めたら、目的が共有されていないサインです。
伝えるべきは「毎日書くこと」ではなく「何のために書くのか」です。スタッフ向けなら「自分の行動を振り返り、明日1つ変えるため」、店長向けなら「店舗の状態を上位者と共有し、支援を受けるため」と言い切ります。
目的を伝える相手を間違えないことも重要です。日報の運用を決めた本部や経営層のあいだでは目的が共有されていても、実際に書くアルバイトスタッフに届いていないことがよくあります。導入時に店長へ説明して終わりにせず、店長がスタッフへ何と伝えるかまで決めておきます。伝える言葉が店舗ごとにばらつくと、書かれる内容もばらつきます。
原因2：上長が返信していない
これが最も多い原因です。書いても何も返ってこない状態が2週間続けば、ほとんどの人は書くのをやめます。書き手にとって日報は、読まれている確証がないかぎり「提出物」でしかありません。
ここで起きているのは、単なる連絡の停滞ではありません。日報や朝礼の運用が止まる店舗では、次の順序で進みます。店長が日報を見なくなると、スタッフの投稿が減り、投稿が減るとフィードバックの機会自体が消え、運用が定着しないまま終わります。 起点は書き手ではなく、読み手である店長の側にあります。
スタッフが「見てもらえていない」と感じる状態が続けば、日報だけの問題では終わりません。承認されていないという実感は定着率にも影響します。関連する論点は飲食店の離職率を下げてアルバイトを定着させる方法で扱っています。
原因3：既存の連絡手段と二重運用になっている
すでにLINEグループで連絡を回しているのに、日報を別に追加した。あるいは紙のノートを続けながら、エクセルの日報も始めた。この状態では現場の手間が増えるだけで、どちらも中途半端になります。
日報を新しく「増やす」のではなく、いま行っている連絡や報告を日報に「置き換える」のが原則です。増やす運用は、ほぼ確実に元に戻ります。
原因4：書く量を求めすぎている
「もっと具体的に書いてほしい」「これでは内容が浅い」と求めるほど、書く側の負担は増えます。営業終了後、片付けを終えた状態で長文を書ける人は多くありません。
短くても毎日続く運用のほうが、長文が週1回になる運用より価値があります。まずは3行で構いません。「今日やったこと・うまくいかなかったこと・明日やること」の3点が書かれていれば、翌日の行動につなげる材料としては十分です。
飲食店での日報の書き方【例文付き】
日報の中身を良くするコツは、抽象的な感想を減らし、具体的な事実に寄せることです。
内容は簡潔に書く
日報は毎日書くものです。1回に時間をかけすぎると続きません。1項目1〜2行を目安にします。
- ×「今日は忙しかったですが、なんとか乗り切れました。明日も頑張ります」
- ○「12時台が満席になり、水の追加に気づけなかった。明日は混雑時もテーブルを見て回る」
前者は読んでも次の行動が分かりません。後者は具体的な場面と、明日変えることが書かれています。
お客様が何に喜んでくださったのかを書く
「喜んでいただけた」ではなく、何に対して喜ばれたのかを書きます。理由が書かれていれば、他のスタッフや他店舗でも再現できます。
- ○「赤ちゃん連れのお客様をソファ席へ案内したところ、お母様がとても喜んでくださった」
この記述があれば、「小さなお子様連れはソファ席へ案内する」という運用に落とせます。
お客様のクレームや不満を書く
クレームは書きにくいものですが、隠されると同じことが繰り返されます。書くべきは「何が起きたか」と「その場でどう対応したか」です。
- ○「白身魚のグリルの提供に時間がかかることを伝えておらず、督促を受けた。謝罪し、提供時間の目安を伝える運用に戻す」
クレームを隠さずに共有し、当日または翌日の運用に反映する。これは朝礼や日報を運用している現場に共通する、うまくいく型のひとつです。
スタッフがチャレンジしたことを書く
結果が出なかった挑戦も書きます。挑戦が書かれていれば、上長は結果ではなく行動を承認できます。
- ○「初めてお客様に季節料理に合う白ワインをおすすめした。注文にはつながらなかったが、次は料理の説明から入ってみる」
書き方の型は、店長向け・スタッフ向けで異なります。それぞれのフォーマットは店長向け・スタッフ向けの日報テンプレートを参照してください。
日報を「読んで返す」側のポイント【返信例文付き】
日報の質を決めるのは、書き手より読み手です。返信が変われば、書かれる内容も変わります。
botto総研では、朝礼のうまくいっている事例を整理するなかで、良い発信に共通する3つのポイントを確認しています。①毎日変わる（昨日の結果や反省から今日へつなげる）②相手が明確（役割や名前で「自分ごと」にする）③行動が具体的（今日なにをするかまで落とし込む）。この3点は、日報への返信にもそのまま当てはまります。
返信は毎日変える
「お疲れさまでした」「ありがとう」だけの返信が続くと、読み手が中身を読んでいないことが伝わります。前日の記述に触れるだけで、読まれている実感は生まれます。
- ×「お疲れさまでした！」
- ○「昨日書いていた水の追加、今日は気づけていましたね。混雑のピークでも回れていました」
昨日の続きがあると、書き手は「読まれている」と分かります。毎日読み返す動機もここから生まれます。
名前を呼び、相手を明確にする
全員宛の一斉コメントは、誰にも届きません。名前を呼び、その人の行動について触れます。
- ×「みんな、クレーム対応は気をつけましょう」
- ○「田中さん、季節料理のおすすめに挑戦したこと、しっかり見ていました。注文につながらなくても、まず声をかけたことが大きいです」
宛先が明確な返信は、書いた本人以外が読んでも学びになります。
明日の行動まで具体的に落とす
感想で終わらせず、翌日の行動を1つ決めて返します。決めるのは読み手でも、書き手でも構いません。ただし返信のなかで明示されている状態にします。
- ×「提供時間には気をつけてください」
- ○「グリルの提供遅れの件、明日から注文時に『15分ほどお時間をいただきます』と必ず伝える運用にしましょう。ホールにも共有しておきます」
「気をつける」は行動ではありません。誰が、いつ、何を言うかまで決めたときに初めて行動が変わります。
クレーム報告への返し方
クレームが書かれたときの返信は、運用の分かれ目です。ここで責める返信をすると、次回からクレームは書かれなくなります。
- ×「なぜ事前に伝えなかったのですか。基本を徹底してください」
- ○「報告をありがとうございます。書いてくれたおかげで、提供時間の案内が抜けていたことが分かりました。明日から注文時に所要時間を伝える運用にします。他のメンバーにも共有します」
まず報告した行為を承認し、次に運用の変更を示す。この順序を崩さないことが、報告が上がり続ける条件です。
日報を続ける運用のつくり方
原因が分かれば、運用の直し方も決まります。
既存の日報・LINE運用を「置き換える」
新しい業務を増やさないことが原則です。いま行っている報告のうち、日報に統合できるものを洗い出し、置き換えます。
| いまの運用 | 置き換え後 |
|---|---|
| LINEグループでの営業終わりの報告 | 日報（振り返り）に統合 |
| 口頭のみの朝礼 | 書き残す形に変更し、日報と接続する |
| 店長会議での口頭報告 | 事前に日報を読んでおき、会議では議論だけを行う |
置き換えの手順は、①いま行っている報告をすべて書き出す ②やめるものを決める ③日報に統合する ④誰がいつ確認するかを決める、の4段階です。②を飛ばすと二重運用になります。
紙の連絡ノートを併用している場合の整理は、連絡ノート（お店ノート）を使って課題を共有する方法も参考にしてください。
目的は「書くこと」ではなく「行動が変わること」
日報の運用が評価される基準を、提出率から行動の変化へ移します。提出率が100%でも、書かれた内容が翌日の行動に反映されていなければ、運用としては機能していません。
判断の基準はシンプルです。「昨日の日報に書かれたことが、今日の営業で1つでも変わったか」。これが週に数回起きている状態であれば、日報は機能しています。
日報の記述を評価と結びつける場合は、提出量ではなく取り組みの内容を見ます。評価項目の設計については飲食店における評価制度導入のポイントで詳しく扱っています。
店長・エリアマネージャー・経営者の役割分担
日報を店長だけの仕事にすると、店長が止まった時点で運用も止まります。役割を分けます。
| 役割 | 日報に対してやること |
|---|---|
| スタッフ | その日の振り返りを書く。返信を読み、翌日の行動を1つ変える |
| 店長 | 日報を読み、返信する。翌日の重点を決めて共有する |
| エリアマネージャー（SV） | 担当店舗の日報を確認し、店長へフィードバックする。書かれていない店舗を早期に見つける |
| 経営者 | 店舗の状態を把握する。良い取り組みを称賛し、他店舗へ共有する |
エリアマネージャーの役割は「店舗の状態を把握し、問題のある店舗を早期に見つけ、店長育成を効率化する」ことです。日報はそのための材料になります。店長を評価する際の観点は飲食店で店長を評価する際のポイントにまとめています。
紙・Excelの日報が限界を迎えるとき
テンプレートを配って始める分には、紙やExcelで十分です。ただし店舗数が増えると、次の3点で行き詰まります。
1. 書かれたものが集まらない
各店舗のファイルが個別に存在し、本部から一覧で見られません。「今週どの店舗が書いていないか」を把握するために、担当者が1店舗ずつ確認する作業が発生します。
2. 返信の記録が残らない
紙のノートに書かれた返信は、そのノートを見た人しか読めません。良い返信が他の店長へ共有されず、返信の質が店長ごとにばらつきます。
3. 過去の記述を振り返れない
「先月のクレームはどうなったか」を確認するには、ファイルをさかのぼる必要があります。結果として、書いたものが蓄積されず、その日限りの提出物になります。
蓄積されないことの影響は、書き手側にも及びます。半年前に書いた振り返りを本人が読み返せれば、自分がどれだけできるようになったかが分かります。成長を実感できる材料が残らないと、日報は「やらされている作業」のままになります。書いたものが読み返せる状態にあるかどうかは、続くかどうかに直結します。
店舗ごとにマネジメントの品質が異なる、現場の状態が本部から見えない、経営と現場がつながらない。これらは多店舗展開が進むほど大きくなる課題です。
日報を振り返りとして運用できるツール『botto』
botto総研を運営する botto は、飲食・小売企業向けのサービスです。多店舗化が進むと、理念や方針は「届いたつもり」で止まり、店長の力量差やコミュニケーションのばらつきが成果に直結します。bottoは、目標・振り返り・フィードバックを日々の習慣として根づかせ、スタッフの成長が積み重なる「学びの循環」をつくります。ミッションは「仕事に没頭できる職場をつくる」ことです。
bottoでは、本記事で述べた日報を「振り返り」として扱います。LINEや既存ツールで行っている日報を、新しい業務として追加するのではなく置き換える形で運用します。
運用は日次のサイクルで回ります。朝礼 → 行動 → 振り返り → フィードバック → 改善。 朝礼で今日やることを決め、営業後にスタッフが振り返りを書き、上長がフィードバックを返し、翌日の行動が変わる。この循環が店舗単位で毎日回ることを目指します。月次では、テーマ設定 → 店舗目標設定 → 個人目標設定という流れで方向性を揃えます。
成功の基準は「書くこと」ではなく「行動が変わること」です。定着させたいのは機能の利用ではなく、店長のマネジメント行動、スタッフの主体性、フィードバック文化、振り返り文化の4つです。
スタッフが在籍中に書いた振り返りとフィードバックを製本してお渡しする「bottoBook」という取り組みもあります。日々の記述が、本人の記録として残る形です。
まずは明日の返信を1つ変えることから始められます。そのうえで、日報を続く仕組みとして設計し直したい場合は、下記より資料をご覧ください。
人が育つ。その空気が、現場を変えていく。
bottoは、人の成長が”見える・伝わる・つながる”現場づくりを支えます。
多店舗化が進むと、理念や方針は「届いたつもり」で止まり、店長の力量差やコミュニケーションのばらつきが成果に直結します。
bottoは、目標・振り返り・フィードバックを日々の習慣として根づかせ、スタッフの成長が積み重なる”学びの循環”をつくります。成果を生み出す行動パターンを全体から抽出し、どの店舗でも再現できる状態を整えることで、サービス品質・定着・育成が安定します。
理念が行動に、行動が成果に、成果が現場の誇りに変わる。その循環を持続させるマネジメント基盤です。
導入や運用について直接ご相談されたい方は、お問い合わせからご連絡ください。
