「エクセルを使って売上管理をしたいけれど、方法がわからない…。」飲食店運営に欠かせない売上管理を、エクセルでしたいと考える人は多いと思います。
本記事ではエクセルで行う売上管理のメリットとデメリットを解説しています。
その他、エクセル以外の売上管理方法も簡単に紹介するので、飲食店の売上管理にお困りの方は必見です。
飲食店の売上管理をエクセルでするメリット
飲食店の売上管理をエクセルで行うメリットには以下があります。
- 導入コストが安価
- 店舗専用にカスタムできる
- グラフで見える化できる
それぞれのメリットについて、掘り下げて確認していきましょう。
導入コストが安価
エクセルはPCにオフィスソフトが入っていれば基本的に使用できます。飲食店の多くが本部とのやり取りや発注作業でPCを使用しているので、導入コストを抑えて売上管理ができるのがメリットだといえるでしょう。
もしPCにオフィスソフトがインストールされていない場合は、Googleのスプレッドシートを使えば、エクセルと同等の機能が使えます。クラウドのソフトで使用料もかからないため、気軽に売上管理を始められます。
店舗専用にカスタムできる
パッケージ化された売上管理システムの場合、あらかじめ設定された表や項目しか使えない場合があり、柔軟性に欠けます。
エクセルは関数やマクロ・ピボットテーブルなどの機能を組み合わせることで独自にカスタマイズできます。売上情報を入力すれば自動的にグラフを生成したり、粗利率が分かったりと店舗専用に欲しいデータを抽出することも可能です。
グラフで見える化できる
エクセルでは売上データをグラフにして見える化できます。
お店の売上状況を見える化することで、本部と現場スタッフが共通認識を持つことができ、目標を共有しやすくなるでしょう。
売上状況を見える化することで、お店の状況を分析する際に良い日悪い日の判断が付きやすくなり、改善点を考えやすくなるのもメリットだといえます。
飲食店の売上管理をエクセルでするデメリット
エクセルでの売上管理はメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。
- カスタムするのに専門知識が必要
- 他のツールと連携できない
- 大量のデータを処理できない
実際に運用するにあたってどのような弊害が起こるのかを解説します。
カスタムするのに専門知識が必要
エクセルの関数やマクロを使いこなすためには、一定レベルのスキルが必要です。社内にエクセルに精通した人材がいればよいですが、いない場合は機能をつかいこなすのは難しいでしょう。
売上の入力や集計は比較的簡単なのでスキルがなくても扱えますが、店舗専用にカスタムしたい場合、エクセルの専門知識が必要となるのがデメリットだといえます。
他のツールと連携できない
エクセルでの売上管理は基本的に他のツールと連動できません。売上データの入力は基本的に手入力となるので、ミスが起きやすくなるのがデメリットだといえます。
営業時間が終わったタイミングで、その日の売上情報を集計してエクセルに入力する作業が発生するため、管理担当者の負担は大きくなりがちです。
大量のデータを処理できない
エクセルは大量のデータを処理するのには向かないため、データ量が増えていくと管理表が開かなくなったり、重くなったりと不都合が起こります。
売上管理をエクセルで行うメリットは自店舗向けにカスタマイズできることですが、関数やマクロが複雑になればなるほど処理に時間がかかるため、無限にカスタマイズできるわけではないと覚えておきましょう。
エクセル以外の売上管理方法
飲食店の売上管理方法はエクセル以外でも実践可能です。
- 手書きでの売上管理
- アプリでの売上管理
- POSレジなどシステムでの売上管理
それぞれの売上管理方法の特徴を確認しましょう。
手書きでの売上管理
金銭出納帳などに、手書きで日々の売上情報を記入する方法です。どちらかと言えば売上情報の記録が目的であり、記入ミスが起こる可能性もあります。
手書きでの売上管理では後々の分析やマーケティングに活用できません。結局、他のツールと連動させる必要があるため、あくまで日々の売上情報を記録する手段だと覚えておきましょう。
アプリでの売上管理
スマホやタブレットなどの機器にアプリをインストールして、売上管理を行う方法です。直感的な操作が魅力的であり、売上情報を入力することで、自動的にデータを見える化できるアプリもあります。
無料で使えるものから有料版まで多くの売上管理アプリがあるので、費用対効果を考えて自社に合ったアプリを選ぶようにしましょう。
売上管理アプリについては、以下の記事でも紹介していますので、合わせてご覧ください。
POSレジなどシステムでの売上管理
売上情報をリアルタイムで収集・管理できるPOSレジを使って売上管理を行う飲食店が増えてきています。
POSレジでは売上情報をオーダーされた料理やドリンクなど詳細に分けることが可能です。リアルタイムで情報が反映されるため、営業時間外の集計を行う必要がありません。売上管理担当者の負担を軽減して、効率的な売上管理が実現できるでしょう。
売上管理は業務負荷が大きくなってはいけない
売上管理は飲食店の成長に欠かせない業務ですが、時間がかかって業務負荷が大きくなっていては本末転倒です。なるべく手間が掛からず、正確な売上管理を目指すべきだといえるでしょう。
エクセルでの売上管理は簡単なものであれば誰でも使えますが、お店専用にカスタマイズしようと思うと専門のスキルを持つ人材が必要です。お店で必要となる売上管理表がどのようなものか、すり合わせしてから導入するようにしましょう。
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