「店舗が増えてきて現場で何が起こっているかわからない…。」多店舗を展開する飲食店で、このようなお悩みをお持ちの方は多いと思います。
日報管理システムを導入すれば、現場で何が起きているかを確認できるので、改善につなげやすくなるでしょう。
本記事では飲食店で日報管理システムを導入するメリットや使い方のポイントを解説し、一般的に知名度のあるツール4選を比較しています。日報管理システムの導入を検討している方は必見です。
日報管理システムとは？
多くの飲食店では、売上やその日の業務内容を報告する日報が導入されています。日報管理システムは、日報をクラウドで作成・管理できるシステムのことです。インターネットの環境があれば、場所や時間に限らずに作成・管理ができるため、導入する飲食店が増えてきています。
手書きやExcelで作成する日報と比較して、日報管理システムは情報の共有がしやすく、ナレッジが蓄積しやすいのが特徴です。特に多店舗経営をしている飲食店であれば、複数の店舗での出来事を一元管理できるようになるので、効率的な飲食店経営を実現できるでしょう。
飲食店で日報管理システムを導入するメリット
飲食店で日報管理システムを導入することで得られる主なメリットは、以下の3つです。
- いつでも、どこでも日報が作れる
- ナレッジを蓄積できる
- お店のコミュニケーションが活性化する
それぞれのメリットについて掘り下げて確認していきましょう。
いつでも・どこでも日報が作れる
日報管理システムはクラウド型のものが多く、インターネットの環境とスマホなどの端末さえあればいつでも・どこでも日報が書けます。仕事終わりの移動中や自宅でも日報が書けるので、書き忘れが少なくなるでしょう。
クラウド型の日報管理システムを導入すれば、本部や店長が日報を確認する自由度も高まります。お店でしか日報が見れない場合、勤務時間が長くなってしまい、仕事のパフォーマンスにも影響を及ぼしかねません。
飲食店の働き方改革が進むのが、日報管理システム導入のメリットだといえるでしょう。
ナレッジを蓄積できる
日報管理システムを導入すれば、業務に関するナレッジがどんどん蓄積されていきます。
日々の業務での気づきをお店ノートなど、アナログで管理している飲食店も多いと思います。一見、ナレッジが蓄積されているように感じますが、管理・分析がしにくい状態です。
日報管理システムであれば、蓄積したナレッジを項目別に分けて管理できます。スタッフ全員で共有できる状態にしておけば、お店の改善が進みやすくなるでしょう。
お店のコミュニケーションが活性化する
チャットや掲示板機能がある日報管理システムを活用すれば、お店のコミュニケーションがより活発になります。
飲食店を繁盛させるためには、スタッフ同士の円滑なコミュニケーションが欠かせません。営業時間中に会話する時間がなかなか取れない飲食店は、日報管理システムのチャット機能を活用してコミュニケーションを意識的に取る工夫を行いましょう。
普段からコミュニケーションを活性化させておけば、スタッフが小さな気づきを発信しやすくなります。
飲食店で使える日報管理システムを比較
ここからは一般的に知名度のある日報管理システム4つを比較していきます。まずはそれぞれのシステムの特徴を以下の表で確認しましょう。
| システム名 | 特徴 | 参考料金 |
| gamba! | ・社内SNS型日報アプリ ・テンプレートを選択して項目を埋めるだけで日報が完成 | ・1ユーザー816円/月～ ・15日間の無料体験あり |
| NotePM | ・社内ナレッジを簡単に蓄積 ・使いやすい検索機能 | ・4,800円/月～（ユーザー8人） ・30日間の無料体験あり |
| houren.so | ・テキストではなく写真でのやりとりがメイン ・写真に直接書き込める | ・2,500円/月～（ユーザー5人） ・無料プランあり |
| 未来日報 | ・社内で共有できる日報システム ・人とのつながりを軸とした情報管理 | ・6,600円/月～ ・30日間の無料体験あり |
gamba!
画像引用：gamba!
gamba!は日報をベースに社内でのコミュニケーションを活性化させる日報管理システムです。
日報のフォーマットを職場や立場に応じて柔軟に設定できるため、内容にばらつきが出ずに情報整理がしやすくなります。作成した日報はメンバーが閲覧やコメントできるので、情報共有が活発になるのが特徴です。
15日間無料でトライアルができるので、お試しで使ってみるのもよいかもしれません。
NotePM
画像引用：NotePM
NotePMは組織のナレッジ共有に力を入れた日報管理システムです。
テンプレートが用意されており、日報を簡単に作成できるだけでなく、後からでも内容が確認できるように検索機能が強力になっています。NotePMであれば、埋もれてしまいがちな日報の気づきを現場に活かすことができるでしょう。
NotePMは30日間無料ですべての機能を体験できます。
houren.so
画像引用：houren.so
houren.soは写真をベースに日報を作成する日報管理システムです。
写真に直接コメントを書き込めるので、テキストだけの日報と比べて誤解が生まれにくくなります。現場で何かに気付いたときに写真を撮っておけば、後から写真を投稿するだけで日報が完成するため、スタッフの負担になりにくいのも特徴的です。
3グループまでは無料で使用できるフリープランもあるので、使用感を確認してから有償プランに切り替えることもできます。
未来日報
画像引用：未来日報
未来日報は日報を作成することで、お客様データと次回アクションを管理できる日報管理システムです。
お客様データにはプライベートタグを付けられるようになっており、常連客の管理がしやすくなります。日報はスタッフで共有できるので、次回アクションについてのコメントも可能です。
未来日報には30日間のお試し期間があり、すべての機能を無料で使用できます。
飲食店で日報管理システムを使うときのポイント
飲食店で日報管理システムを使うときは、以下のポイントを押さえることが大切です。
- 目的を明確にする
- 使いやすいツールを厳選する
- スタッフには現場での「気づき」を書いてもらう
それぞれのポイントについて、掘り下げて確認していきましょう。
目的を明確にする
日報管理システムを導入するときは、スタッフに対して目的を明確に伝えましょう。ただ単に日報を書かせるのは「やらされ仕事」になる可能性があるのでNGです。
- スタッフに目標を設定して、状況をフォローするため
- 日頃の気づきをお店の改善に活かすため
上記のように具体的な導入目的を伝えることで、スタッフが納得して取り組めるようになります。日報を書くこと自体が目的にならないように注意が必要です。
使いやすいツールを厳選する
日報はスタッフに日々書いてもらうものなので、使いやすいツールを選ぶことが鉄則です。日報を書くことがストレスになると、サボって書かないスタッフが出てきて、離職するケースも出てくるでしょう。
ITツールにくわしくない人でも操作しやすい画面や、よく使う項目は選択式になっているなど直感的に使いやすいツールを選ぶことが大切です。日報管理システムの中には、無料でお試しできるものもあるので、活用してみてもよいでしょう。
スタッフには現場での「気づき」を書いてもらう
現場の最前線にいるスタッフの「気づき」の中に、飲食店を繫盛させていくためのヒントが隠れています。日報管理システムを使うのであれば、スタッフに日々の気づきを発信してもらうようにしましょう。
お店を統括する店長でも現場のすべてを把握するのは大変です。店長目線でもわからないことでも、スタッフ目線ではわかる可能性があります。スタッフ目線で書かれた日報を本部や店長が確認することで、改善のヒントが見つかりやすくなるでしょう。
現場がわかれば飲食店はもっとよくなる
飲食店の現場をスタッフ目線で知るためにも、スタッフの日報は大切です。日報管理システムを導入することで、より効率的に日報を管理できるようになるでしょう。
飲食店に特化したコミュニケーションツール『botto』を使えば、スタッフの日々の気づきをお店の改善につなげるサイクルを回せます。『botto』では店長や先輩が気づきに対してフィードバックすることで、スタッフの成長を加速させることも可能です。
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